Słownik
Kaucja a pierwsza rata
Kaucja to depozyt zwrotny, który nie jest sprzedażą i nie trafia na fakturę. Pierwsza rata to czynsz za pierwszy okres, fakturowany normalnie.
Kaucja i pierwsza rata to dwie różne kwoty, które klient płaci zwykle w tym samym momencie — przy rezerwacji komórki — ale mają zupełnie inny charakter księgowy, i mylenie ich jest jednym z częstszych błędów nowych operatorów.
Pierwsza rata to zwyczajny czynsz za pierwszy okres najmu. Jest przychodem operatora i powinna być fakturowana dokładnie tak jak każda kolejna rata w trakcie trwania umowy.
Kaucja to depozyt zwrotny — zabezpieczenie na wypadek zaległości w płatnościach albo zniszczeń w komórce. Nie jest sprzedażą, więc nigdy nie powinna trafiać na fakturę. Rozliczana jest osobno i zwracana (w całości lub części, zależnie od stanu komórki i ewentualnych zaległości) po zakończeniu najmu.
Przykład. Klient rezerwuje komórkę z czynszem 250 zł/mies. i kaucją 250 zł. Płaci od razu 500 zł. System księguje 250 zł jako opłaconą pierwszą ratę czynszu, na którą wystawia się faktura, a pozostałe 250 zł jako kaucję zapisaną do rozliczenia na koniec najmu — bez faktury. Gdy klient kończy najem bez zaległości i bez zniszczeń, kaucja wraca w całości.