Operator, 188 boksów

Sytuacja

Operator prowadził 188 boksów na jednym placu w innym programie do self-storage i chciał przenieść się na Boxi bez przestoju dla najemców. Warunek był jeden: żaden klient nie mógł stracić dostępu do swojej komórki ani zauważyć przerwy w rozliczeniach.

Co przenieśliśmy

Z poprzedniego systemu wyeksportowaliśmy zajętość wszystkich 188 boksów, kartoteki klientów, umowy najmu i kotwice rozliczeniowe — dzień w miesiącu, od którego liczy się każdy najem. Import poszedł dwuetapowo: najpierw na sucho, żeby sprawdzić, czy liczba boksów, klientów i sald się zgadza, potem właściwy zapis w nocy.

Jak wyglądał dzień przełączenia

Import właściwy trwał jedną noc. Boxi nadało kody do bramy przy imporcie, a rano każdy najemca dostał swój kod SMS-em — bez wizyty w biurze i bez telefonu do operatora.

Co się zmieniło

Klienci rezerwują i przedłużają najem online, zamiast dzwonić do biura. Kody do bramy operator nadaje i wysyła z panelu Boxi, nie ręcznie. Faktury trafiają automatycznie do systemu księgowego operatora, z numerem KSeF — bez przepisywania pozycji.

„Stary system wyłączyliśmy dwa dni po imporcie, gdy zgadzały się wszystkie salda.”